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GTD: qual sistema utilizar?

O que é interessante no método GTD é que você pode utilizá-lo para organizar um armário da mesma forma como pode utilizá-lo para organizar toda a sua vida. Cada pessoa que lê o livro  (ou aprende sobre o método) busca uma maneira própria para iniciar essa primeira parte do que é o GTD.

Essa parte de colocar tudo no papel parece, num primeiro momento, quase impossível. Na primeira vez que li, lembro de pensar “Ok, então vou parar tudo por uma semana só para colocar tudo no papel. Aham, com certeza”. Mas não é assim, é muito mais simples que parece.

Cada um faz de um jeito, e eu vou deixar a dica de uma coisa que praticamente mudou minha vida: o mapa mental. Mapas Mentais – ou Mind Maps – são uma forma visual de conseguir descrever “coisas”. Eu uso para montar estruturas de projetos no trabalho, para fazer listas de coisas a fazer, para fazer brainstorm. Enfim, hoje é uma ferramenta indispensável.

mapa

Exemplo de mapa mental

Como se utiliza um mapa mental?
Primeiro, no centro, você escreve o tema central. Depois você insere os tópicos e, dentro deles, os subtópicos. É bem simples e bem visual, mas o melhor é que, utilizando um programa de mapas mentais, você coloca a informação “no papel” de forma bastante dinâmica.

Eu criei um mapa chamado “Objetivos”. Os tópicos são as macro-áreas da minha vida: Educação, Empresa, Família, Saúde, Projetos, Cultura, entre outros. Dentro deles, criei subtópicos (que podem, também, ter mais subtópicos). Em Educação, por exemplo, tenho subtópicos para a faculdade, línguas estrangeiras, cursos, e dentro deles tenho os objetivos descritos.

Você não precisa entrar, ainda em um alto nível de detalhamento. No tópico Projetos coloquei algumas coisas que pretendo um dia fazer, mas que ainda são apenas ideias soltas. Alguns desses subtópicos se tornarão depois um mapa novo, com as ações a serem tomadas.

Deepak Chopra, GTD e Mapas Mentais
Talvez você já tenha notado, talvez não, mas meus objetivos com esse blog e com esse método vão além da simples organização pessoal. Como disse antes, a verdade é que não é a falta de organização que me consome, mas a quantidade de informações que toma conta das nossas mentes.

E o que Deepak Chopra tem a ver com GTD? Bom, tudo está interligado. Fala-se no “Segredo”, no pensamento positivo, no auto-conhecimento. Colocar no papel quais são seus objetivos tem tudo a ver com isso: visualizar aquilo que você quer alcançar, liberar sua mente, conseguir determinar o ponto que você quer chegar, ajudar seu inconsciente a ajudar você.

E, quando vi essa matéria sobre a visita do Deepak Chopra ao Brasil, fiquei bem feliz. Imagino que esteja no caminho certo. É bem similar ao que fiz, mas não exatamente igual. Sugiro que você dê uma olhada no vídeo e faça também. Como não consegui colocar o vídeo aqui, eis o link: Podcast Faça seu Mapa da Mente

Programas, sites e indicações relacionadas a Mapas Mentais
Não encontrei ferramenta gratuita online em português para fazer mapas mentais. Desenvolvedores brasileiros, uni-vos para criar algo!

Mind Meister
Ferramenta Até pouco tempo, era possível utilizar até 6 mapas simultaneamente. Agora diminuíram para 3, mas ainda sim é uma ótima ferramenta. É bastante intuitiva, possui ótimos recursos gráficos e liberdade para criar.

Outras ferramentas online: Mindomo e Mind42

Free Mind
Software gratuito para criar mapas mentais. É uma boa alternativa, e pode ser baixado em português.

MindManager
Software proprietário (precisa pagar para usar). É a mais completa e popular ferramenta de mapas mentais, mas o custo inviabiliza o uso doméstico.

Templates para Mapas Mentais / Mind Maps
Para quem é fã do papel e caneta, alguns mapas prontos para baixar e completar.

O que é GTD? Qual é o primeiro passo a ser tomado?

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GTD é a sigla da expressão Getting Things Done (“Concluindo Coisas”, em tradução livre), cunhada por David Allen. GTD é um método de gestão de atividades e tempo, apresentado no livro homônimo, traduzido no Brasil para “A Arte de Fazer Acontecer”.

Com um inventário completo e atualizado de todos os seus compomissos, organizados e revisados de forma sistemática, você consegue ter um foco claro, ver o seu mundo de ângulos otimizados e fazer escolhas seguras sobre o que fazer (e não fazer) em qualquer momento.

O sistema GTD tem como objetivo atingir um estado de eficiência e produtividade plena, fazendo você trabalhar menos tempo, uma vez que sua mente estará liberada para criar e descobrir soluções. Implementar o GTD alivia a sensação de sobrecarga, institui confiança e libera a energia criativa.

Open Loops – Loops Abertos
Tudo o que não pertence ao lugar onde está ou à maneira em que está é um Loop Aberto chamando a sua atenção. Coisas fora do lugar onde deveriam estar (bagunça!) e situações que estão de uma maneira diferente da que deveriam estar (um post do blog que você não conseguiu escrever, por exemplo) são Loops Abertos, uma vez que ficam “incomodando” seus pensamentos, que deveriam estar focados no que você está fazendo agora.

O que fazer para gerenciar os compromissos?
Se algo está na sua mente, então sua mente não está vazia. Como é possível enxergar a vida com tantas nuvens na sua mente? É muito difícil ver com clareza dessa forma.

Allen aponta 3 atitudes básicas para gerenciar os compromissos:

  • Primeiro, é necessário esvaziar a mente. Tudo o que você considera inacabado deve ir para um sistema fora de sua mente, que irá lhe passar segurança, uma vez que você sabe que não está na sua mente, mas está guardado em um lugar onde você poderá voltar sempre que precisar.
  • Depois você precisa entender exatamente qual é o “compromisso”, qual será seu objetivo e a ação, se necessária, para conseguir completá-lo.
  • Após tomar todas as decisões de quais ações deve tomar, você precisa passá-las para o sistema fora de sua mente, mantendo formas de lembrá-las e revisando regularmente.

No próximo post falarei um pouco mais sobre como fazer isso.

GTD: Fazendo as Coisas Acontecerem – Introdução

“Um paradoxo surgiu neste novo milênio: as pessoas melhoraram sua qualidade de vida, mas, ao mesmo tempo, os níveis de stress estão aumentando por estarem lidando com mais do que elas conseguem. É como se os olhos fossem maiores que a barriga. E a maioria das pessoas está, em algum nível, frustrada e atônita sobre como melhorar essa situação.”

A Arte de Fazer Acontecer – David Allen

Produtividade, fazer mais por menos e em menos tempo, atingir objetivos, ser dinâmico. Não é só em entrevistas de emprego que essas qualidades são necessárias. A tônica dessa Era é ser rápido como a Web, ter informações relevantes na ponta da língua e adquirir cada vez mais conhecimento.

Eu sinto falta justamente do contrário: conseguir relaxar e desligar a mente, conseguir me concentrar em uma única atividade e estar ali, presente, seja o que for. Isso pra mim é um exercício complicado, na verdade, uma vez que eu raramente consigo fazer uma coisa só. E ter várias ideias e pensamentos ao mesmo tempo – e preocupações com o que deveria ter sido feito e com o que está por vir – dificulta ainda mas o processo. Tentar meditar com a agenda cheia de pendências é inútil. Sinto como se tivesse gastando tempo precioso tentando desligar quando deveria estar a mil trabalhando.

Acontece que nós confiamos demais na nossa memória para lembrar do que temos que fazer e quando devemos agir. E nossa memória não é organizada, não possui marcadores ou pastas, nem despertador. O grande motivo pelo qual o GTD me fascinou tanto foi exatamente uma frase de Allen, absurdamente simples: nosso cérebro foi feito para pensar, não para guardar informações.

A força que fazemos para guardar dados, informações, datas e eventos é um desperdício de energia. E a falta de um sistema que nos propicie segurança de saber que na hora certa iremos lembrar daquele detalhe nos faz manter a informação na mente, sendo lembrada num esforço constante, para que, na hora que precisarmos, ela continue ali. Isso eleva o nível de stress, uma vez que nunca temos certeza de que estamos lembrando de tudo.

A questão é que é preciso esfoço e disciplina para fazer as coisas acontecerem (mas não é tanto assim também!), no entanto o método é fácil e combina muito com meu estilo de vida, com o que eu penso e acredito, indo muito além do que se propõe em relação à organização. Mais que isso, não é necessário seguir tudo à risca, é muito melhor adaptar o modelo à sua vida e extrair o máximo dele, otimizando suas ações e utilizando, dentro das muitas ferramentas disponíveis, as que mais combinam com você e com seu estilo de vida.

GTD e a Força do Pensamento.

Sempre leio o GTD Times em busca de informações e dicas sobre GTD, exemplos e motivação.

Esses dias me deparei com a história do Tim Stringer, um canadense de Vancouver. Resolvi traduzi-la, porque acho exemplos de vida como esse extremamente sinceros e que demonstram o poder de colocar metas e objetivos claros em nossa frente. (Se quiser ler a história em inglês, clique aqui.)

Pra mim, o GTD é isso. Vai além da organização, de simplificar os processos. Esquematizar seus objetivos e traçar metas concretas também é a base da atração. Se você sabe o que quer e tem a determinação de chegar lá, nenhum obstáculo será capaz de impedir.

—–

Tim Stringer

Tim Stringer na Ride to Conquer Cancer

Mais cedo eu ouvi seu podcast “Problemas ou Projetos?”. Obrigado por compartilhar esse tópico tão sucintamente e por incluir um exemplo de como você usou essa técnica em sua vida pessoal. Eu me sinto inspirado a compartilhar como eu criei um projeto para um grande problema que aconteceu no último ano e o profundo impacto que o GTD teve durante os meses mais difíceis da minha vida.

Para situar as coisas, quase um ano atrás (Julho 2008) eu dei entrada em um pronto-socorro de um hospital local depois de sentir fortes dores no peito e nas costas. Para minha surpresa fui diagnosticado com um tipo agressivo de câncer. Era tão sério que às vezes eu imaginava se viveria até 2009. No começo de agosto eu comecei um tratamento intensivo de quimioterapia, muito parecido com o tratamento de Lance Armstrong, a lenda do Tour de France, e entrei em uma montanha-russa de tratamentos para o câncer.

Praticamente da noite pro dia, troquei uma vida ativa, trabalhando como life coach , consultor de tecnologia e professor de yoga, por semanas em camas de hospital, às vezes tão cansado que não conseguia caminhar mais de alguns passos.

Minha longa lista de compromissos foi substituída por um único objetivo: curar-me. Sem compromissos de trabalho para lotar meu tempo, decidi que, nos dias que eu tivesse alguma energia sobrando, iria aproveitar a oportunidade para explorar mais a fundo assuntos que tinham chamado minha atenção no passado – entre eles o GTD. Comecei a ouvir o livro de David Allen “Getting Things Done” (no Brasil, A Arte de Fazer Acontecer) em formato de áudio e fiz algumas leituras pela web para entender o básico.

Logo que comecei minha pesquisa eu me senti inspirado a colocar o sistema GTD em funcionamento. Instalei o software Things para Mac e criei meu primeiro projeto, chamado “Jornada de Cura 2008″. Para poder chamá-lo de projeto, eu precisava de um objetivo mensurável e uma estimativa de tempo – apontei “estar livre do câncer até o Natal”. À essas alturas eu não sabia se isso iria acontecer, mas me animou declarar isso como uma possibilidade e eu não tinha problemas em criar ações para adicionar neste projeto. Tarefas específicas giravam em torno de pedir ajuda aos outros, algo em que me tornei muito bom durante esse período de aflição; acompanhar as consultas com médicos; atualizar as informações e escrever notas de gratidão para as muitas pessoas, conhecidas ou não, que me ajudaram durante essa jornada de cura.

Trabalhei com um life coach durante o tratamento e, durante nossas sessões, tratamos o câncer simplesmente como uma “circunstância”. Isso criou um espaço que me permitiu desenhar uma vida que me completasse, apesar da minha doença. Mais projetos logo foram adicionados à lista. Entre eles: fazer um cruzeiro com minha mulher, Christa – algo que nós dois fantasiávamos nos meus piores dias -, viajar para Maui e criar um workshop para compartilhar os vários insights e lições aprendidas enquanto encarava o câncer. Não era difícil criar ações para cada um desses projetos, e eu estava maravilhado de quantos eu conseguia cumprir, mesmo no meu estado enfraquecido. Ao aplicar os princípios do GTD, essas visões inspiradoras do futuro que me davam força para viver passaram de conceituais para tangíveis.

Dia 14 de dezembro de 2008, depois de completar 4 rounds de quimioterapia e uma grande cirurgia, eu recebi o melhor presente de Natal que poderia pedir: um atestado de saúde. Com muita comemoração, declarei meu projeto “Jornada de Cura 2008″ completo. De lá pra cá, eu e minha esposa curtimos um relaxante cruzeiro pela Riviera Mexicana e uma maravilhosa semana explorando Maui. Também comecei um workshop chamado It’s About Time (“Está na Hora”, em tradução livre) dia 30 de maio em Vancouver, no Canadá, e algumas semanas depois completei uma viagem ciclística de 262km, de Vancouver a Seattle, para arrecadar fundos para o BC Cancer Foundation.

O sistema GTD continua sendo muito importante da minha vida pessoal e profissional e eu fico feliz de compartilhar esse sistema com meus amigos, clientes e participantes do workshop. Muito obrigado a você, David Allen, e ao resto de sua equipe por criarem um sistema realmente utilizável e fazerem com que o GTD seja tão acessível.

Obrigado também por me darem a oportunidade de dividir minha história.

Tim Stringer

Sobre o blog

Então… Visto que falarei sobre Administração, Marketing, Publicidade, Atendimento, Gestão, Web, Design, etc etc etc, no blog da Klavo, decidi que por aqui ficarão apenas algumas dicas sobre trabalho, leituras, GTD, essas coisas mais pessoais. Os posts ficarão mais escassos também, mas é porque é muita coisa pra uma pessoa só, por enquanto.

Controle Financeiro

Estive às voltas com vários programas e sites para organizar as finanças, mas não encontrava nada que fosse de fato adequado às minhas necessidades. Esses dias achei o http://www.controlefinanceiro.com e fiquei bem feliz. Fácil de mexer, você pode manter várias contas – além do cartão de crédito – e organizar os lançamentos normalmente… Aposentei a planilha do excel de vez, acredito eu.

Fica a dica!

Elizabeth Gilbert: Uma nova forma de pensar sobre criatividade

Amo esse vídeo. Até porque é libertador também.

Quando as barreiras (internas) caem

O irônico é que o contexto do vídeo encaixa com a música. I got to be unstoppable. Um movimento tem a força que tem a partir de um ponto, o ponto de non-stop… Aquele momento em que um grupo de 3 caras loucos vira uma multidão.

Seth Godin disse no blog dele que o cara nº 3 que é esse ponto. Antes dele, eram apenas dois caras loucos dançando. O terceiro cara que transformou num movimento.

E eu concordo: definitivamente precisamos de mais caras nº 3.

Um Meme

 A Claudinha – a mãe do Yuri e do Caio, que eu nem conheço ainda mas já torço demais pelos dois – me convidou pro meu primeiro meme. Já tinha lido alguns posts e tinha pensado que é uma idéia bem interessante… E eis que veio o convite.

Então, as regras são essas:

1) Pegar um livro próximo (PRÓXIMO, não procure);
2) Abra-o na página 161;
3) Procurar a 5ª frase completa;
4) Postar essa frase em seu blog;
5) Não escolher a melhor frase nem o melhor livro.
6) Repassar para outros 5 blogs.

E aí surge meu problema. Atrás da minha cadeira tem uma estante. Uma estante recheada de livros de cima a baixo. Oh crap. Para ter imparcialidade, resolvi que esticaria o braço para trás e o que estivesse na minha mão seria o contemplado.

“Isso é muito importante”, disse o Rei, virando-se para o júri.

( Alice no País das Maravilhas, Lewis Carroll – ColeçãoL&M Pocket)

Como eu não tenho contato com 5 blogueiros – como vocês podem ver na minha extensa blogroll – vou passar para quatro. Os juízes que fiscalizam as regras memeiras que me perdoem.

Nerdson.com, S4.net, Luana e o novíssimo (e que chegou arrasando) Crônicas de Folhetim.

Dois Lobos em Conflito

Dois lobos

Minha mãe encaminhou essa história para mim. Tentei descobrir a fonte, mas não consegui. Um belo texto para se pensar.

Uma noite um velho índio Cherokee conversava com seu neto sobre a batalha que existe dentro das pessoas.

O velho disse:
“Existem dois lobos dentro de nós. Um é mau. É raiva, inveja, ciúme, tristeza, arrependimento, arrogância, culpa, ressentimento, mentiras e ego. O outro é bom. É alegria, paz, amor, esperança, serenidade, humildade, generosidade, verdade, compaixão e fé.”

O neto pensou um pouco e perguntou:
“Qual deles ganha?”

E o velho Cherokee respondeu:
“Aquele que eu alimento mais.”

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