GTD: qual sistema utilizar?

O que é interessante no método GTD é que você pode utilizá-lo para organizar um armário da mesma forma como pode utilizá-lo para organizar toda a sua vida. Cada pessoa que lê o livro  (ou aprende sobre o método) busca uma maneira própria para iniciar essa primeira parte do que é o GTD.

Essa parte de colocar tudo no papel parece, num primeiro momento, quase impossível. Na primeira vez que li, lembro de pensar “Ok, então vou parar tudo por uma semana só para colocar tudo no papel. Aham, com certeza”. Mas não é assim, é muito mais simples que parece.

Cada um faz de um jeito, e eu vou deixar a dica de uma coisa que praticamente mudou minha vida: o mapa mental. Mapas Mentais – ou Mind Maps – são uma forma visual de conseguir descrever “coisas”. Eu uso para montar estruturas de projetos no trabalho, para fazer listas de coisas a fazer, para fazer brainstorm. Enfim, hoje é uma ferramenta indispensável.

Exemplo de mapa mental

Como se utiliza um mapa mental?
Primeiro, no centro, você escreve o tema central. Depois você insere os tópicos e, dentro deles, os subtópicos. É bem simples e bem visual, mas o melhor é que, utilizando um programa de mapas mentais, você coloca a informação “no papel” de forma bastante dinâmica.

Eu criei um mapa chamado “Objetivos”. Os tópicos são as macro-áreas da minha vida: Educação, Empresa, Família, Saúde, Projetos, Cultura, entre outros. Dentro deles, criei subtópicos (que podem, também, ter mais subtópicos). Em Educação, por exemplo, tenho subtópicos para a faculdade, línguas estrangeiras, cursos, e dentro deles tenho os objetivos descritos.

Você não precisa entrar, ainda em um alto nível de detalhamento. No tópico Projetos coloquei algumas coisas que pretendo um dia fazer, mas que ainda são apenas ideias soltas. Alguns desses subtópicos se tornarão depois um mapa novo, com as ações a serem tomadas.

Deepak Chopra, GTD e Mapas Mentais
Talvez você já tenha notado, talvez não, mas meus objetivos com esse blog e com esse método vão além da simples organização pessoal. Como disse antes, a verdade é que não é a falta de organização que me consome, mas a quantidade de informações que toma conta das nossas mentes.

E o que Deepak Chopra tem a ver com GTD? Bom, tudo está interligado. Fala-se no “Segredo”, no pensamento positivo, no auto-conhecimento. Colocar no papel quais são seus objetivos tem tudo a ver com isso: visualizar aquilo que você quer alcançar, liberar sua mente, conseguir determinar o ponto que você quer chegar, ajudar seu inconsciente a ajudar você.

E, quando vi essa matéria sobre a visita do Deepak Chopra ao Brasil, fiquei bem feliz. Imagino que esteja no caminho certo. É bem similar ao que fiz, mas não exatamente igual. Sugiro que você dê uma olhada no vídeo e faça também. Como não consegui colocar o vídeo aqui, eis o link: Podcast Faça seu Mapa da Mente

Programas, sites e indicações relacionadas a Mapas Mentais
Não encontrei ferramenta gratuita online em português para fazer mapas mentais. Desenvolvedores brasileiros, uni-vos para criar algo!

Mind Meister
Ferramenta Até pouco tempo, era possível utilizar até 6 mapas simultaneamente. Agora diminuíram para 3, mas ainda sim é uma ótima ferramenta. É bastante intuitiva, possui ótimos recursos gráficos e liberdade para criar.

Outras ferramentas online: Mindomo e Mind42

Free Mind
Software gratuito para criar mapas mentais. É uma boa alternativa, e pode ser baixado em português.

MindManager
Software proprietário (precisa pagar para usar). É a mais completa e popular ferramenta de mapas mentais, mas o custo inviabiliza o uso doméstico.

Templates para Mapas Mentais / Mind Maps
Para quem é fã do papel e caneta, alguns mapas prontos para baixar e completar.

O que é GTD? Qual é o primeiro passo a ser tomado?

GTD é a sigla da expressão Getting Things Done (“Concluindo Coisas”, em tradução livre), cunhada por David Allen. GTD é um método de gestão de atividades e tempo, apresentado no livro homônimo, traduzido no Brasil para “A Arte de Fazer Acontecer”.

Com um inventário completo e atualizado de todos os seus compomissos, organizados e revisados de forma sistemática, você consegue ter um foco claro, ver o seu mundo de ângulos otimizados e fazer escolhas seguras sobre o que fazer (e não fazer) em qualquer momento.

O sistema GTD tem como objetivo atingir um estado de eficiência e produtividade plena, fazendo você trabalhar menos tempo, uma vez que sua mente estará liberada para criar e descobrir soluções. Implementar o GTD alivia a sensação de sobrecarga, institui confiança e libera a energia criativa.

Open Loops – Loops Abertos
Tudo o que não pertence ao lugar onde está ou à maneira em que está é um Loop Aberto chamando a sua atenção. Coisas fora do lugar onde deveriam estar (bagunça!) e situações que estão de uma maneira diferente da que deveriam estar (um post do blog que você não conseguiu escrever, por exemplo) são Loops Abertos, uma vez que ficam “incomodando” seus pensamentos, que deveriam estar focados no que você está fazendo agora.

O que fazer para gerenciar os compromissos?
Se algo está na sua mente, então sua mente não está vazia. Como é possível enxergar a vida com tantas nuvens na sua mente? É muito difícil ver com clareza dessa forma.

Allen aponta 3 atitudes básicas para gerenciar os compromissos:

• Primeiro, é necessário esvaziar a mente. Tudo o que você considera inacabado deve ir para um sistema fora de sua mente, que irá lhe passar segurança, uma vez que você sabe que não está na sua mente, mas está guardado em um lugar onde você poderá voltar sempre que precisar.
• Depois você precisa entender exatamente qual é o “compromisso”, qual será seu objetivo e a ação, se necessária, para conseguir completá-lo.
• Após tomar todas as decisões de quais ações deve tomar, você precisa passá-las para o sistema fora de sua mente, mantendo formas de lembrá-las e revisando regularmente.

No próximo post falarei um pouco mais sobre como fazer isso.

GTD: Fazendo as Coisas Acontecerem – Introdução

“Um paradoxo surgiu neste novo milênio: as pessoas melhoraram sua qualidade de vida, mas, ao mesmo tempo, os níveis de stress estão aumentando por estarem lidando com mais do que elas conseguem. É como se os olhos fossem maiores que a barriga. E a maioria das pessoas está, em algum nível, frustrada e atônita sobre como melhorar essa situação.”

A Arte de Fazer Acontecer – David Allen

Produtividade, fazer mais por menos e em menos tempo, atingir objetivos, ser dinâmico. Não é só em entrevistas de emprego que essas qualidades são necessárias. A tônica dessa Era é ser rápido como a Web, ter informações relevantes na ponta da língua e adquirir cada vez mais conhecimento.

Eu sinto falta justamente do contrário: conseguir relaxar e desligar a mente, conseguir me concentrar em uma única atividade e estar ali, presente, seja o que for. Isso pra mim é um exercício complicado, na verdade, uma vez que eu raramente consigo fazer uma coisa só. E ter várias ideias e pensamentos ao mesmo tempo – e preocupações com o que deveria ter sido feito e com o que está por vir – dificulta ainda mas o processo. Tentar meditar com a agenda cheia de pendências é inútil. Sinto como se tivesse gastando tempo precioso tentando desligar quando deveria estar a mil trabalhando.

Acontece que nós confiamos demais na nossa memória para lembrar do que temos que fazer e quando devemos agir. E nossa memória não é organizada, não possui marcadores ou pastas, nem despertador. O grande motivo pelo qual o GTD me fascinou tanto foi exatamente uma frase de Allen, absurdamente simples: nosso cérebro foi feito para pensar, não para guardar informações.

A força que fazemos para guardar dados, informações, datas e eventos é um desperdício de energia. E a falta de um sistema que nos propicie segurança de saber que na hora certa iremos lembrar daquele detalhe nos faz manter a informação na mente, sendo lembrada num esforço constante, para que, na hora que precisarmos, ela continue ali. Isso eleva o nível de stress, uma vez que nunca temos certeza de que estamos lembrando de tudo.

A questão é que é preciso esfoço e disciplina para fazer as coisas acontecerem (mas não é tanto assim também!), no entanto o método é fácil e combina muito com meu estilo de vida, com o que eu penso e acredito, indo muito além do que se propõe em relação à organização. Mais que isso, não é necessário seguir tudo à risca, é muito melhor adaptar o modelo à sua vida e extrair o máximo dele, otimizando suas ações e utilizando, dentro das muitas ferramentas disponíveis, as que mais combinam com você e com seu estilo de vida.